طریقه چاپ در Excel (بخش نهم)

در این بخش در مورد پرینت گرفتن در اکسل صحبت خواهیم کرد. یکی از مهم‌ترین کارها قبل از گرفتن پرینت این است که ما حتماً یک پیش‌ نمایش از آن را ببینیم. اکسل به راحتی این امکان را به ما می‌دهد. ابتدا یک فایل را باز می‌کنیم:

Ok  <-- فایل <--  File --> Open   

به قسمت Print Preview طبق شکل زیر رفته 

و یک پیش‌نمایش از آن را می‌بینیم .

اکسل تمام خانه‌هایی را که داده دارد ، نشان می‌دهد و آن‌ها را به ترتیب درون صفحات می‌چیند. فایلی که ما داشتیم در 3 صفحه جا شد و مشخص است که در صفحه اول هستیم.

صفحاتی که برای پرینت گرفتن تنظیم شده بود ، ابتدا باید ببینیم که ابعاد این صفحه که اول تنظیم شده بود ، چقدر است. ما به نوار بالا آمده و تنظیمات مربوط  بهPage Setup  را انجام می‌دهیم.

یک پنجره باز می‌شود که 4 تا تب دارد.

 در تب OrientationPage می‌توان تنظیمات مربوط به کاغذ را انجام داد. در این قسمت با  می‌توان افقی یا عمودی بودن کاغذ را تعیین کرد. در قسمت Scaling Closeمی‌توان اندازه کاغذی را که می‌خواهیم روی آن پرینت بگیریم ، تعیین کنیم. دکمه  را زده و از آن محیط بیرون می‌آییم. ما آن تنظیمات را در تب Page Layout داریم. ابتدا  Size را  A4 می‌گذاریم.

ممکن است زمانی ما نخواهیم تمام اطلاعات آماده را کهدر print preview دیدیم print بگیریم و فقط یک بخش خاص برای ما مطرح باشد ، مثلاً می‌‌خواهیم فقط ماه فروردین را پرینت بگیریم و با بقیه اطلاعات کاری نداریم. از ریبون Page Setup گزینه Print area را کلیک می‌کنیم برای تعیین محدوده موردنظر. قسمت فروردین را انتخاب کرده و روی Set Print area " Print area کلیک می‌کنیم. حالا آماده پرینت است.

همین‌جا می‌توان روی Page Setup کلیک کرده و وارد آن شویم. دکمه Print Preview را زده روی آن کلیک می‌کنیم تا پیش‌نمایش صفحه را ببینیم.

حال فقط جدولی که ما انتخاب کردیم نمایش داده می‌شود. این جدول حالت افقی دارد پس به Page Setup رفته و حالت آن را Landscape (افقی)  می‌گذاریم. دوباره روی zoom کلیک می‌کنیم تا صفحه را واضح ببینیم. حالا جدول ما بسیار کوچک است پس باید به Page Setup رفته و adjust to را از 100% به 200% تغییر دهید.

جدول بزرگ شد و سایز جدول را تغییر دادیم ولی می‌بینیم که جدول ناقص شده است.

جدول ما در دو صفحه تشکیل شد.

این به خاطر حاشیه وMargin صفحه است. تیک Show Margin را می‌زنیم به صورت زیر:

خط مشکی را گرفته و درگ می‌کنیم. می‌بینیم که بزرگ‌تر شد و در یک صفحه قرار گرفت.

آن را به صورت دادن عدد اصلاح می کنیم.

در شکل‌ها عنوان هر جدول و عنوان هر ستون را می‌بینیم. در صورتی که وقتی که ما محدوده را تعیین کردیم ، عنوان جدول و عنوان هر ستون را انتخاب نکردیم. حالا چطور آن‌ها در پرینت ما قرار گرفتند؟

ما گزینه‌ای به نام Titles داریم.

روی آن کلیک می‌کنیم. باز هم وارد  page setup می‌شود. در تب چهارم sheet قرار می‌گیریم. می‌توانیم هر سطری را که خواستیم انتخاب کنیم. یا دستی می‌توان آن را انتخاب کرد و یا می‌توان طبق شکل زیر :

به شکل زیر تبدیل می‌شود.

(در واقع موس شما یک فلش می‌شود). می‌توانیم اینجا هر چند سطر را که می‌خواهیم انتخاب کنیم. ما تمام سطرها را انتخاب می‌کنیم.

حالا به سراغ Print Preview  می‌آییم و می‌بینیم که خروجی شکل زیر است.

تب  Header/Footer  در  Page Setup :  به کمک آن می‌توانیم بالا و پایین صفحه یک‌سری اطلاعات را وارد کنیم.  در قسمت  Header  می‌توان یک گزینه را انتخاب کرد.

Page 1: بالای صفحه، شماره صفحه می‌اندازد.

Page 1 of?: مشخص می‌کند که چند صفحه داریم و شماره صفحه را نیز انتخاب می‌کند.

Source Data: اسم کاربرگ را در صفحه می‌اندازد.

Confidential, 4/11/2009, Page 1: تاریخ را نمایش می‌دهد.

Factor-02: اسم فایل را در صفحه قرار می‌دهد.

در Footer هم به همین صورت است.

البته می‌توانیم روی کلید Custom Header و Custom Footer کلیک کنیم و Header و Footer صفحه را تنظیم کنیم.

در شکل قبل سرصفحه به سه بخش تقسیم شده است.

Left Section

Center Section

Right Section

Auto Format : سایز و نوع فونت را می‌توان تعین کرد.

Insert Page Number: تعداد صفحاتی که پرینت می‌شوند.

Date & Time: برای وارد کردن تاریخ و ساعت است.

Folder:  محل قرارگیری فایل در هارد دیسک است.

Insert Picture: امکان وارد کردن عکس را به شما می‌دهد.