آموزش اکسل

 
شروع کار با نرم افزار Excel (بخش دوم)


آموزش اکسل 2013 کلیک کنید
آموزش اکسل 2013 کلیک کنید
آموزش اکسل 2013 کلیک کنید


نویسنده : zanb - ساعت ٢:۳٥ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٢/٢/٢٧
 

آشنایی با محیط نرم افزار Excel (بخش اول) کلیک کنید

شروع کار با نرم افزار Excel (بخش دوم) کلیک کنید

سلول ها در Excel (بخش سوم) کلیک کنید

وارد کردن داده در Excel (بخش چهارم)کلیک کنید

فرمول نویسی در Excel (بخش پنجم) کلیک کنید

فرمت دادن به خانه های کاربرگ در Excel (بخش ششم) کلیک کنید

گرافیک در نرم افزار Excel (بخش هفتم) کلیک کنید

رسم نمودار در Excel (بخش هشتم) کلیک کنید

 

معرفی کاربرگ

در این قسمت کار با اکسل را شروع می کنیم. ولی قبل از آن باید با یک سری مفاهیم آشنا شویم. همیشه وقتی که نرم افزار اکسل را باز می کنیم ، در وسط آن یک جدول بزرگ یا یک سری خانه (سلول) می بینیم.

(Excel به معنای بینهایت سلول است)

در قسمت Title bar (نوار عنوان) اکسل توجه کنید. به عنوان مثال : book1

در واقع هنگامی که اکسل را باز می کنیم یک Work book یا یک پوشه کار را در اختیار شما قرار می دهد.

در این workbook می توانیم چندین صفحه داشته باشیم که به این صفحه Worksheet (کاربرگ) گفته می شود.

در واقع به این صفحه جدولی کاربرگ گفته می شود که داخل یک Workbook قرار دارد.

هر workbook به صورت پیش فرض 3 عدد worksheet دارد که در پایین مشخص شده است.

 

اگر روی هرکدام کلیک کنید وارد آن sheet می شوید. به راحتی می توان نام آن ها را تغییر داد. بدین صورت :

روی sheet1 کلیک راست کرده گزینه rename را می زنید. حالا به راحتی اسم آن تغییر می کند.

روش دوم این است که در تب Home در ریبون   Format ، گزینه rename sheet را انتخاب کنید.

حال برای ایجاد یک sheet جدید کنار sheet3 یک آیکون وجود دارد. با کلیک روی آن (insert worksheet) یک sheet جدید ایجاد شد.

کاربرگ ها را به part1,part2,part3,part4    تغییر نام می دهیم. حالا روی Tab3 کلیک راست می کنیم و گزینه insert را زده پنجره زیر باز می شود.

در این پنجره worksheet را انتخاب کرده و سپس پنجره محاوره ای را ok می کنیم.

حالا یک کاربرگ جدید ایجاد شد. البته کلید میانبر آن (shift+F11) می باشد. درست در همان مکان قبلی اضافه شد.

4 کاربرگ فعلا کافی است.

روی sheet6 کلیک راست کرده و دکمه Delete را انتخاب می کنیم یا می توان از تب Home ریبون Cells در ابتدا Delete و سپس Delete sheet را انتخاب کرد.

مدیریت و کنترل سلول ها

در این بخش در مورد سلول ها صحبت می کنیم. در ابتدا روی منوی office کلیک کرده و open را انتخاب می کنیم.

می خواهیم یک فایل باز کنیم، یک فایل را انتخاب می کنیم و آن را باز می کنیم. در اینجا یک سری اطلاعات وجود دارد .

در کنار آن در صفحه worksheet  یک سری شماره وجود دارد که هر سطر را مشخص می کند.

البته نکته ای وجود دارد که شما این شماره ها را در سمت چپ اکسل می بینید ولی من آن را راست به چپ قرار دادم.

برای این کار به تب Page Layout رفته و روی گزینه sheet right to left کلیک می کنیم.

در واقع صفحه راست به چپ می شود. الان ستون A   هم به سمت راست آمده است.

قرار بود در مورد مدیریت و کنترل سلول ها صحبت کنیم.  با یک کلیک سطر را می توانید انتخاب کنید.

سپس خیلی راحت با یک کلیک راست insert  را انتخاب می کنیم و یک سطر اضافه می شود.

می بینید که این سطر بالای سطر قبلی اضافه شد. اگر از اضافه کردن آن پشیمان شدید می توانید روی undo در قسمت quick access (نوار دسترسی) کلیک کنید.

و یا می توانید از کلید ترکیبی ctrl+z استفاده کنید و یا روی سطر کلیک راست زده و کزینه delete را انتخاب کنید.

برای اضافه کردن سطر می توان از ریبون cells   (در زبانه Home ) هم استفاده کرد.

و نیز می توان سطر ایجاد شده آن را حذف کرد.

حال به سراغ ستون ها می رویم.  می توانیم ستون ها را مدیریت کنیم. روی ستون D  می آییم و روی آن کلیک می کنیم.

 

حال با انتخاب کلیک راست و اضافه کردن به ستون (insert column) ، به ستون اضافه می کنیم.

دقت کنید که ستون جدید، ستون قدیم را به سمت چپ، shift داد و خودش جای آن را گرفت.

در واقع قبل از ستون انتخاب شده ایجاد شد.

این نکته را بدانید که اگر کاربرگ شما الان چپ به راست بود باز هم این ستون قبل از ستون انتخاب شده ایجاد می شد.

یعنی در سمت چپ ستون D.

حال خیلی راحت می توانید با انتخاب کلیک راست روی ستون و زدن گزینه delete آن را حذف کنید.

برای اضافه کردن و حذف کردن یک ستون می توانید از ریبون cells استفاده کنید.

Insert -> insert sheet columns را انتخاب کرده و خواهیم دید که بازهم به همن ترتیب ستون جدید ایجاد شد.البته برای اضافه کردن ستون می توانیم بر روی keyboard از کلید F4 هم استفاده کنیم..

هربار که F4 را بزنیم یک ستون قبل از ستون انتخاب شده اضافه می شود.

اکنون روی Format در قسمت Cells در زبانه Home کلیک می کنیم و سپس drag  کرده روی ستون D در سطر اول ، تا همه ستون های اضافه شده انتخاب شوند.

حتما به این نکته دقت کردید که سطر و ستونی که ظاهر می شود رنگ آن تغییر می کند و از بقیه ستون ها متفاوت می شود.

حالا با انتخاب Delete و سپس Delete sheet columns این ستون ها را حذف می کنیم.

حالا روی یک سلول کلیک می کنیم. این سلول در ستون D و سطر 4 قرار دارد.

حال در قسمت بالا گزینه insert->insert cells را انتخاب می کنیم. یک کادر محاوره ای باز می شود.

که 4 گزینه دارد.

الان گزینه shift cells down در حال انتخاب است.

در همین حالت این پنجره را ok کنید.

این دستور سلول انتخاب شده را به پایین shift  داد و خودش جای آن را گرفت.

در واقع تمام سلول ها در آن ستون به پایین حرکت کردند. الان این سلول در حالت انتخاب است. می توانیم درون سلول انتخاب شده به راحتی اطلاعات وارد کنیم. خوب نگاه کنید. اگر  کمی موس خود را در اینجا جابه جا کنیم موس شبیه یک فلش 4 جهتی می شود.

به راحتی می توان محتوای سلول را با درگ جابه جا کرد و آن را هر جایی که بخواهیم قرار دهیم.

حالا می خواهیم این سلول را حذف کنیم. روی Delete کلیک کرده و گزینه Delete Cells را انتخاب می کنیم.

بلافاصله یک پنجره باز می شود که 4 گزینه دارد.

می خواهیم که تمام سلول ها  سر جای خودشان برگردند. (یعنی به بالا برگردند)

پس تغییری روی گزینه انتخاب شده (shift cells up) نمی دهیم و ok  می کنیم.

حالا روی سلول انتخاب شده کلیک کنید و گزینه insert را  بزنید.

 فرقی نمی کند همان پنجره باز می شود. این بار shift cells left  را انتخاب می کنیم و پنجره را ok کرده. می بینیم که به شکل زیر تغییر یافت.

حال اطلاعات  به سمت چپ منتقل می شود. باز هم این نکته را فراموش نکنید که  این مثال را در یک صفحه راست به چپ شده توضیح می دهیم. اگر شما صفحه ای که در آن کار میکنید چپ به راست است، به جای گزینه shift cells left گزینه shift cells right را باید بزنید.

خوب حالا  این سلول را حذف می کنیم. کلیک راست کرده و Delete.

این بار برای اینکه اطلاعاتمان به سر جای خودش برگردد، گزینه shift cells right را انتخاب می کنیم و ok  را می زنیم.

آشنایی با freeze pans

در ابتدا باید توضیح دهیم که منظور از Freeze کردن چیست؟

ببینید فرض کنید شما یک فایل دارید  که اطلاعات زیادی دارد و سطرهای آن آنقدر زیاد است که در مانیتور جا نمی شود و بخشی از انها را نمی بینید.

اگر بخواهیم این اطلاعات را مشاهده کنیم، باید از scroll bar کمک بگیریم و آن بخش از اطلاعاتی را که الان در مانیتور نمیبینم را ببینیم.

فقط کافی است که scroll  را پایین کشیده و یا از فلش زیر آن استفاده کنیم تا تمام اطلاعات مشاهده شود.

حالا یک مشکل دیگر وجود دارد.

نام ستون هایمان را مشخص کرده بودیم ولی با کشیدن  scroll به سمت پایین دیگر نام ستون ها مشخص نیست.

یعنی اصلا یاد نداریم که ترتیب ستون ها به چه صورت بوده است؟

پس اگر بخواهیم نام ستون ها را ببینیم دوباره باید برگردیم به سمت بالا و دوباره به سمت پایین بیاییم.

خوب این کار خیلی منطقی به نظر نمی رسد.

راه حل:

سلول A1 را انتخاب می کنیم. به تب View آمده و روی ریبون Window روی گزینه freeze pans کلیک می کنیم و دستور Freeze Top Row را انتخاب می کنیم.

ظاهرا که اتفاق خاصی رخ نداد. ولی اگر دقت کنید یک خط مشکی پررنگ در بالا متفاوت از سایر خطوط ایجاد شده است.

حالا  به سراغ scroll bar می آییم و آن را به پایین می کشیم.

سطر اول ثابت می ماند (فریز شده است). برای از بین بردن دستور Freeze به مسیر قبلی رفته و Unfreeze pans را انتخاب می کنیم.

حال با انتخاب گزینه Freeze Pans column می توانیم این ستون را فریز کنیم.

حالا وقتی که صفحه را به صورت افقی Scroll کنیم خواهیم دید که ستون اول ثابت و بقیه ستون ها جابه جا می شوند.

شما این را هم از حالت فریز خارج کنید. حال این بار روی سلول B5 (به عنوان مثال) کلیک می کنیم و دوباره دستور Freeze pans را انتخاب می کنیم.

هم سطر و هم ستون فریز شده می باشند. حالا در هر جهتی که صفحه را scroll  کنیم، می بینیم که ستون بالایی و کناری سلول مورد نظر فریز شده است.